“Insanity: doing the same thing over and over again and expecting different results." - Albert Einstein
Ik hou mij ondertussen ruim 15 jaar bezig met #aanbesteden . Aan beide kanten van de tafel en met plezier. Als ik de afgelopen 15 jaar bekijk zie ik vele veranderingen in de goede zin van het woord. Zowel de #inkoopfunctie als de inschrijfkant zijn duidelijk professioneler geworden. Er kan tegenwoordig digitaal worden ingeschreven worden in plaats van het aanleveren van 15 ordners. Vroeger kon je met een beetje mazzel nog 5 minuten te laat komen met je inschrijving. Om maar wat te noemen. De lijst is uiteraard (veel) langer.
Toch zie ik ook nog veel zaken hetzelfde als 15 jaar geleden aan de inkoopkant:
Ellenlange bestekken, programma's van eisen, procedures, etc. - wie wordt daar nou blij van?
Veel kopieerwerk uit andere #aanbestedingen – dat werkt lekker snel;
Plannen is erg lastig voor aanbestedende diensten;
Communiceren ook;
Resultaten van aanbestedingen die suboptimaal zijn en (ver) over budget heen gaan;
Vul zelf ook nog wat in.
Aan de verkoopkant (inschrijvers) schort er ook nog wat:
Geen kwalificatie van een aanbesteding (kan en wil ik wel inschrijven?);
Geen vragen stellen aan aanbestedende dienst en eigen interpretaties van zaken;
Vragen van aanbestedende dienst niet lezen met als gevolg antwoorden die nergens over gaan;
Organisatie is niet ingericht om in te schrijven op aanbestedingen – aanbesteding kan je makkelijk naast je gewone werk doen!;
Geen onderbouwingen van prestatieclaims;
Ook hier mag je zelf aanvullen.
Je hoeft niet lang na te denken om tot de conclusie te komen dat het bovenstaande gezamenlijke gedrag van aanbestedende diensten en inschrijvers leidt tot beroerde resultaten. Met als gevolg dat de beeldvorming van aanbesteden ronduit beneden peil is (= understatement).
Hele volksstammen verdienen geld aan het feit dat er aanbesteed moet worden (inkopers, juristen, rechters, adviesbureaus, accountants, tekstschrijvers, etc.). Mijzelf inclusief.
Voor mij is de vraag: hoe kunnen we zaken echt en duurzaam veranderen? En het liefst op een manier zodat zowel inkopende als verkopende partijen tevreden zijn. Beiden dus!
Dat het dus makkelijker wordt, dat het sneller gaat, dat er meer tevreden mensen rondlopen, dat er minder regeltjes zijn, dat de beeldvorming goed is, dat aanbesteden een walk-in-the-park wordt. Dat er vertrouwen en transparantie is tussen partijen.
Volgens Follow The Money is Nederland een van de slechts scorende landen als het gaat om #transparantie bij aanbestedingen. Zie https://www.ftm.nl/artikelen/nederland-meest-intransparante-eu-land-bij-openbare-aanbestedingen#:~:text=Nederland%20is%20het%20slechtst%20presterende,informatie%20over%20aanbestedingen%20te%20verbeteren. Gevolg: geen vertrouwen.
Er zijn allemaal initiatieven om het #aanbesteden zelf, maar ook de perceptie daarvan te verbeteren. Denk aan het programma Beter Aanbesteden, aanbesteden op 1 A4, Best Value (zie je helaas niet meer), andere procedures dan openbaar & niet-openbaar, etc. Allemaal goede en noodzakelijke acties om verbetering aan te brengen.
En niks ten nadele van deze hoogstnoodzakelijke initiatieven en de personen daarchter, maar bottom line verandert er in mijn optiek weinig (op de uitzonderingen na). Is het een #hype, is het #marketing, is het voor de bühne? Zeg jij het maar. #verandering of veranderen is moeilijk, blijkt.
Er wordt elk jaar voor 80-85? miljard aanbesteed in Nederland en er zijn 3 regiomanagers (2 voor de overheid en 1 voor ondernemers) die het programma Beter Aanbesteden moeten trekken. Er wordt in 2023 €200.000,- (onder aanbestedingsgrens 😉 ) aan #subsidie verstrekt om het programma te stimuleren.
Er zijn 2675 aanbestedende diensten, 17650 inschrijvers en 588 adviseurs die zich bezighouden met aanbestedingen (bron: Tenderapp). Er zijn op dit moment 5 bijeenkomsten gepland door Beter Aanbesteden (t/m maart).
Staan de zaken in jouw optiek dan in verhouding tot de feitelijke #verandering die er teweeg gebracht moet worden? Als je het mij vraagt is het een doekje voor het bloeden. Dat is mi geen massieve actie die resultaten met zich meebrengt en verandering teweegbrengt. Daarmee zeg ik niet dat het een slecht initiatief is overigens.
Het doel van het programma Beter Aanbesteden? Samen de inkooppraktijk verder professionaliseren (https://www.pianoo.nl/nl/themas/beter-aanbesteden/over-het-programma ).
En precies hier gaat het in mijn optiek fout. Samen klinkt leuk. Inkooppraktijk is echter eenzijdig. Namelijk de kant van de inkopende partij, de aanbestedende diensten en de overheid. Wie van jullie kent De La Soul – Me, Myself and I nog? Het gaat mi fout doordat de zaken eenzijdig bekeken (blijven) worden.
Een geprofessionaliseerde inkooppraktijk is mi iets anders dan het voor inschrijvers, het #mkb , de #ondernemers , gemakkelijker en leuker te maken om in te schrijven op aanbestedingen. Dat er vertrouwen en #transparantie is. Dat het MKB het weer leuk gaat vinden om in te schrijven op aanbestedingen in plaats van er hard van weg te lopen.
En je kan niet zeggen dat de roep van het MKB niet helder was. Kijk naar het aantal rechtszaken, klachten, etc. rondom aanbesteden en je ziet de behoefte voor verandering.
Aanvullend te lezen op de website van Beter Aanbesteden:
“Goed aanbesteden is belangrijk voor overheden én ondernemers. Overheden willen een product van goede kwaliteit voor een eerlijke prijs en ze willen belastinggeld verstandig besteden. Voor ondernemers leveren aanbestedingen kansen op om hun bedrijf te laten groeien.
Een goed inkoopproces op basis van dialoog tussen overheden en het bedrijfsleven helpt hierbij. Het voorkomt knelpunten, zoals hoge tenderkosten, inschrijvingen die niet aansluiten bij de vraag en gebrek aan kennis van wat de markt te bieden heeft, bijvoorbeeld op het gebied van innovatieve en duurzame oplossingen.”
Ook hier zou ik kunnen beargumenteren dat dit vanuit één zienswijze is geschreven, namelijk de overheid. Oordeel echter zelf. Dialoog is echter prima en zeer noodzakelijk.
Heb ik de oplossing dan? Nee, niet direct. Ik heb echter wel een paar suggesties waar jezelf direct mee kan beginnen.
Laten we beginnen om elkaar (inkoop en verkoop) als #gelijkwaardig te behandelen. Laten we beseffen dat beide partijen elkaar echt nodig hebben;
Laten we afstappen van de houding ‘inkopen is risicomanagement’ en alles juridisch dichttimmeren;
Laten we afstappen om in te schrijven om in te schrijven, maak (zeer) bewuste keuzes. Helpt ook met je winkansen;
Laten we afstappen om de #Aanbestedingswet als leidend te verklaren. Maak de behoefte leidend en laat de wetgeving volgend zijn. Nu is hij vaak lijdend;
Laten we beginnen met het kijken met een open blik en zonder vooringenomenheid naar zowel inkooptrajecten als inschrijvingen;
Laten we stoppen om #marktconsultaties te gebruiken als een middel om je procedure vorm te geven (i.p.v. de inhoud) en om vooral niet te communiceren met de markt - PRAAT gewoon met de markt. Er is NIKS wat je tegenhoudt!
Etc.
Kortom, laten we de zaken eens (echt) anders doen. Begin bij jezelf en blijf vooral nadenken. Goed voorbeeld doet (vaak) volgen. De bonus is dat je resultaat zeer waarschijnlijk anders is dan daarvoor.