Bij het inschrijven op aanbestedingen is de kans groot dat je ook geconfronteerd wordt met het fenomeen marktconsultaties. Een marktconsultatie is een ‘door een aanbestedende dienst (AD) georganiseerde informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding’, aldus de definitie van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden.
Marktconsultaties zijn populair te noemen. Tussen 1 januari en 1 september van 2021 zijn er 924 marktconsultaties gepubliceerd vs. 5243 tenders (bron: Tenderapp). Dat is bijna 20%!
Je kan zeggen dat een marktconsultatie uitgevoerd wordt door een AD indien zij niet vol- of afdoende kennis hebben van de markt of het product of de dienstverlening. Hoe worden processen vormgegeven in de branche, welke innovaties zijn actueel, welke risico's moeten we afdekken, welke mogelijkheden qua producten zijn er, hoe wordt er omgegaan met planningen, etc.
Marktconsultaties worden voor de publicatie van een aanbesteding uitgevoerd en worden over het algemeen gepubliceerd op TenderNed of Negometrix. Marktconsultaties kunnen schriftelijk zijn, door middel van een bijeenkomst vormgegeven worden of een combinatie daarvan. Een markconsultatie bestaat uit een aantal vragen m.b.t. jouw producten of dienstverlening. Vaak kost het beantwoorden van marktconsultaties redelijk wat tijd en staan bedrijven, in mijn ervaring, niet te springen om ze te beantwoorden. Ze wachten liever op de aanbesteding zelf.
Wat is voor een inschrijvende partij nu zinvol of tijdverlies in relatie tot marktconsultaties voorafgaande aan het inschrijven op een aanbesteding? Kan je er je voordeel mee doen ondanks dat het "extra" werk is wat niet direct iets oplevert? Vooraf een paar bedenkingen:
Bedenk dat een AD met een marktconsulatie een hulpvraag heeft en je dus in de positie bent om de AD te beïnvloeden - als je het maar aantrekkelijk genoeg maakt voor ze!;
Bedenk in welke fase van het verkoopproces een marktconsultatie zich bevindt - het is duidelijk dat ze iets willen kopen, maar kunnen of willen hun keuze (nog) niet maken;
Bedenk ook heel duidelijk welk doel jij als bedrijf met de beantwoording van de marktconsultatie hebt. Een doel kan bijvoorbeeld zijn om in beeld te komen bij de AD voor aanvullende opdrachten en niet zozeer het winnen van de aanstaande aanbesteding.
OK. Nu komt het moment dat je een marktconsultatie hebt ontvangen of gespot in jouw branche en je jezelf afvraagt of je deze moet beantwoorden.
tijdverlies
Het is totaal onzinnig om een marktconsultatie te beantwoorden als de volgende zaken van toepassing zijn:
Je de AD in de verste verte niet kent, niet op je lijstje van gewenste klanten staat en/of je nog nooit contact hebt gehad met ze;
De tijdstermijn voor het beantwoorden van de vragen is uitermate kort en/of de tijdstermijn tussen de marktconsultatie en de uiteindelijke aanbesteding is kort. Dit kan erop duiden dat de AD al weet wat de uiteindelijke oplossing moet zijn en dat de marktconsultatie min of meer voor de vorm gedaan wordt. Het besluit om een marktconsultatie te publiceren komt niet altijd vanuit inkoop. Er kunnen andere (interne) krachten spelen bij de AD. Richt je pijlen dan gewoon op de uiteindelijke aanbesteding en doorloop een professioneel kwalificatieproces om te besluiten of je gaat inschrijven of niet;
De vragen gaan in op de wijze waarop de aanbestedingsprocedure vormgegeven moet worden. Voorbeelden van deze vragen zijn: "Op welke wijze kan AD de prijs voor de gevraagde dienstverlening uitvragen?" of "Wat is uw inschatting van het aantal marktpartijen dat actief is binnen deze markt?" of "Heeft u interesse in het project, zoals omschreven in het marktconsultatie document?". Inkopers van aanbestedende diensten "vergeten" vaak dat ze enorm veel informatie kunnen achterhalen via bijvoorbeeld TenderNed, Negometrix of andersoortige kanalen in relatie tot vergelijkbare aanbestedingen en vinden graag het wiel opnieuw uit. Laat je niet verleiden om het werk van een inkoper te doen;
De vragen die gesteld worden en de antwoorden die daarop gegeven worden resulteren in de mogelijkheid van cherry picking voor de AD. Neem de volgende vragen (uit een echte marktconsultatie t.b.v. audiovisuele dienstverlening). "Beschrijf in uw eigen woorden hoe eenvoudig het meubilair verplaatsbaar is en op welke wijze" en "Beschrijf in uw eigen woorden welke ideeën de markt heeft over de inhoud, omvang en uitvoering van de opdracht en welke eisen we wel en niet moet stellen". Als inschrijver kan je kiezen om daar een antwoord op geven. De AD kiest dat antwoord wat ze het meest bevalt en schrijft dit weg als een eis bij de toekomstige aanbesteding. Als deze cherry pick-methode bij alle vragen wordt toegepast door de AD heb je kans dat er in de uiteindelijke aanbestedingen een oplossing wordt uitgevraagd waar geen enkele leverancier aan kan voldoen.
ZINVOL
Het kan zinvol zijn om in te schrijven op marktconsultaties als o.a. de volgende situaties van toepassing zijn:
De aanbestedende dienst die de marktconsultatie heeft gepubliceerd is een bestaande klant of een potentiele klant die op je netvlies staat. Een marktconsultatie maakt gewoon onderdeel uit van het salesproces of een sales funnel. Valt deze marktconsultatie precies op het goede moment van de funnel op de mat? Dan is dit het moment om je antwoorden te formuleren. Bedenk je dan overigens wel waarom er dan een marktconsultatie wordt uitgeschreven. Ben jij in staat geweest om jouw klant aan de voorkant voldoende te voeden/adviseren met betrekking tot de door hun gewenste oplossing?;
Er worden vragen gesteld met betrekking tot producten of diensten waarmee je als inschrijver onderscheidend bent of denkt te kunnen onderscheiden van van de concurrentie. Inkopers zijn meestal op zoek naar kennis en expertise uit de markt. Ben jij die expert? Laat die expertise dan ook zien! Als jou oplossing of onderscheidend vermogen in de uiteindelijke aanbesteding wordt uitgevraagd heb je voor jezelf de beste uitgangspositie gecreëerd. Tip: je hoeft niet alle vragen te beantwoorden! Beantwoord alleen die vragen waarmee je onderscheid kan maken;
Het komt voor dat er schriftelijke marktconsultaties gepubliceerd worden die opgevolgd worden door een persoonlijk gesprek met de AD. Hou uiteraard rekening met punten 1 en 2 hierboven, maar dit is een extra moment (dit keer fysiek) om jouw klant of potentiele klant te beïnvloeden met betrekking tot jouw producten, oplossingen, innovaties en onderscheidend vermogen. Zorg er dan wel voor dat je expertise en onderscheidend vermogen klip en klaar op papier staat, uit te leggen is en dat de voordelen voor de AD onderbouwd kunnen worden. Zoals eerder aangegeven zijn AD's vaak op zoek naar kennis en expertise uit de markt. Of beter gezegd: het herkennen en toepassen van expertise uit de markt. Dus als je al iets zegt met betrekking tot jouw toekomstige prestaties, weet dan ook zeker dat je deze prestaties kan onderbouwen met praktijkvoorbeelden en werkelijke gerealiseerde resultaten bij vergelijkbare klanten. Werk bijvoorbeeld een mini-business case uit waar duidelijk in wordt wat de kosten (of investering) vs. de opbrengsten zijn. Maak je er dus niet met een jantje-van-leiden vanaf.
Het besluit om wel of niet beantwoorden van een marktconsultatie is niet aan de hand van een vastgesteld proces te bepalen. Wat wel procesmatig vormgegeven kan worden is een salesproces. Dus als de marktconsultatie op het juiste moment in het salesproces op de mat valt is dat het moment om te besluiten om wel of niet antwoord te geven. Bovengenoemde aspecten kunnen je helpen om je besluit te nemen.
Laat je niet verleiden om het werk van een inkoper te doen, maak je er niet met een jantje-van-leiden vanaf en lever vooral kwaliteit op. Het leveren van kwaliteit valt op, daar onderscheid je je mee en help je de AD keuzes mee te maken. Help de klant met inkopen en verplaats je in persoon of organisatie aan de andere kant van de tafel. Bovenstaande zaken kunnen daar bij helpen. De voorbeelden zijn echter zeker niet uitputtend.
De letters BCMX staan voor het meervoudig herhalen (X) van de stappen BEINVLOEDEN (hoe en wanneer kan ik (potentiele) klanten het meest effectief beïnvloeden?), CREEREN (het daadwerkelijk inschrijven op een aanbesteding) en MANAGEN (het managen van klanten na het winnen van een aanbesteding).
Meer weten?
Neem contact op met BCMX via tenderdesk@bcmx.eu of 06-21838278.