wel of niet inschrijven op een aanbesteding?

Juli 2021

Wij zien in de praktijk dat het voor klanten soms lastig is om de keuze te maken om wel of niet in te schrijven op een aanbesteding. We hebben het hier dan over de kwalificatie of het kwalificatieproces. Een structureel en strikt gehanteerd kwalificatieproces heeft veel waarde voor organisaties. Het reduceert zowel de stress als de werklast voor de mensen die betrokken zijn, bevordert de sfeer in het team en verhoogt de winstkansen aanzienlijk. Daarnaast speelt het kostenaspect uiteraard ook een rol. Inschrijven op een aanbesteding kost namelijk veel tijd en geld. Het is aan te raden om het kwalificatieproces als een taak voor het management en/of directietaak vorm te geven. Ook komt het voor dat een 'opportunity board' wordt ingezet waar alle disciplines van de organisatie in vertegenwoordigd zijn. Een strak kwalificatieproces gebaseerd op (zo veel mogelijk) objectieve kaders draagt bij aan het nemen van de juiste beslissing. De ervaring leert dat bedrijven vaak eerst kijken of ze aan de (technische) inhoud van de aanbesteding kunnen voldoen. Ofwel: kunnen we dit maken, leveren, creëren, etc.? Uiteraard is dit van belang, maar geeft geen volledig beeld van de situatie. Alle aspecten van de aanbesteding moeten meegenomen en gewogen worden om een gefundeerd besluit te nemen om wel of niet in te schrijven. Gelukkig zijn er een paar handige tools die kunnen helpen de juiste beslissing te nemen. We benoemen de twee belangrijkste. De eerste is de zgn. 'SCOTSMAN - test'. S = Solution (oplossing) Is er of kunnen we een passende oplossing, product, dienst leveren die voldoet aan alle eisen en wensen van de klant?

C = Competition (concurrentie) Wie zijn je concurrenten voor deze opdracht? En hoe ben jij of jouw oplossing, product of dienst gepositioneerd ten opzichte van de concurrentie?

O = Originality (originaliteit) Kan je iets origineels of unieks aanbieden voor deze potentiele opdracht?

T = Timescale (planning) Hoe zit de planning voor de aanbesteding eruit en is deze realistisch in jouw optiek? Heb je voldoende tijd om in te schrijven?

S = Size (omvang) Wat is de totale contractwaarde? Kan je dit aan als bedrijf?

M = Money (geld) Is er een budget beschikbaar voor deze aanbesteding bij de klant? En zo ja, hoeveel dan? Is het budget intern goedgekeurd? Is het budget realistisch?

A = Authority (autoriteit) Ken je de persoon die de uiteindelijke koopbeslissing neemt? Spreek je met de juiste persoon of personen? Wie van de klant is er nog meer betrokken?

N = Needs (behoefte) Wat is de exacte behoefte van de klant? En kan je hieraan voldoen?

Als je de SCOTMAN-test toevoegt aan je kwalificatieproces brengt dit al veel (extra) inzicht. De tweede methodiek wordt omschreven als de 'Six Magic Questions' ofwel de '6 Magische Vragen'! Als je resoluut 'JA' als antwoord kan geven op deze vragen moet je inschrijven. Anders niet. De 6 vragen zijn onder te verdelen in 4 zakelijke vragen (1 t/m 4) en 2 vragen (vraag 5 en 6) die betrekking hebben op de inschrijving. 1) Is de vraag echt? Is dit een aanbesteding met als doel om het contract voort te zetten met de zittende leverancier? Is het Programma van Eisen toegeschreven naar 1 bepaalde oplossing? Wees kritisch op de inhoud! 2) Willen we deze opdracht? Vaak de meest eenvoudige vraag om te beantwoorden. Brengt deze opdracht voldoende omzet/marge/winst/continuïteit? Willen we onze beschikbare resources op deze opdracht inzetten of liever ergens anders? Zijn er bepaalde risico's die we wel/niet willen nemen? 3) Kunnen we winnen? Kunnen we voldoen aan de minimale eisen en wensen? Vervolgens moet je je afvragen of je voldoende onderscheidend vermogen kan creëren ten opzichte van de concurrentie. 4) Kunnen we implementeren? Hebben we voldoende capaciteit om de oplossing, product, of dienst te implementeren als we de opdracht winnen? Wellicht zitten er nog meer opdrachten in de pijplijn. Wat als je die allemaal wint? Heb je dan nog steeds voldoende capaciteit beschikbaar om de zaken succesvol te implementeren? 5) Hebben we een duidelijke strategie en een duidelijk verhaal? Je kunt deze vraag ook anders stellen. Zijn we onderscheidend genoeg ten opzichte van de concurrentie of zijn we eigenlijk gewoon een andere leverancier die hetzelfde kan als iedereen anders? 6) Heb we voldoende capaciteit beschikbaar om een winnende inschrijving te creëren? Als je wel voldoende mensen hebt, maar geen tijd hebt dan helpt dat zeker niet. Als je voldoende mensen met tijd hebt, maar niet in staat bent om een kwalitatieve inschrijving af te leveren heeft het nog weinig zin. Kun je 6 keer een 'JA' produceren op de '6 Magische Vragen' staat er niks meer in de weg om in te schrijven op de aanbesteding. Zowel de 'SCOTSMAN-test' als de '6 Magische Vragen' brengen een kwalitatieve verdieping in het kwalificatieproces. Nog even voor de duidelijkheid: Bij een winrate van 50% moet je op 2 aanbestedingen inschrijven om 1 aanbesteding te winnen! Kortom, een goed kwalificatieproces levert veel op.

Meer informatie? Neem contact op met tenderdesk@bcmx.eu.