"Laat je niet in de luren leggen en WIN die aanbesteding!"

September 19, 2017

 
Ik heb regelmatig de neiging om op TenderNed te struinen naar interessante of aparte aanbestedingen. Noem het beroepsdeformatie. Of een afwijking. Zo ook afgelopen weekend.

 

En mijn struintocht werd beloond: een EMVI-aanbesteding met betrekking tot schoonmaak. Niet een heel uitdagend onderwerp, maar dat is persoonlijk.  EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving (tegenwoordig ook wel PKV (prijs/kwaliteit-verhouding) genoemd).

 

Ik werd in eerste instantie aangenaam verrast door het feit dat de P(rice)/Q(uality)-verhouding op 20%/80% staat bij deze aanbesteding. Deze P/Q-verhouding in relatie tot een EMVI-aanbesteding is uitzonderlijk te noemen in mijn optiek. Een dergelijke P/Q-verhouding biedt kansen voor inschrijvers, mits goed ingestoken door aanbestedende dienst. En dus gingen tegelijkertijd alle alarmbellen bij mij af.

 

Ik blader verder in de leidraad en ga op zoek naar de uitleg rondom de gunningscriteria.

 

Prijs (20%):

  1. Er is sprake van een prijsplafond (€130K). Schrijf je met een hogere prijs in dan lig je eruit;

  2. Er wordt ook een zgn. prijsknikpunt gehanteerd (€105K) wat een kleine 20% lager ligt dan het prijsplafond;

  3. Er kunnen maximaal 100 punten voor prijs gescoord worden.

 

Detail:

Als je met een prijs inschrijft die op of onder het prijsknikpunt ligt krijg je de maximale score van 100 punten op prijs. Ongeacht of je prijs lager ligt dan het prijsknikpunt! Als je inschrijft met een prijs die tussen het prijsknikpunt en het prijsplafond inschrijft krijg je aftrek van punten op basis van een vooraf bepaalde (lineaire) formule. Dus hoe hoger de prijs, hoe lager de score op prijs. 

 

Kwaliteit (80%):

Het blijkt dat kwaliteit wordt beoordeeld op twee onderdelen, te weten:

  1. De uitwerking van een casus;

  2. Een interview (ter bevestiging van hetgeen is opgeschreven in de casus).

 

Uitwerking van casus:

  • 3*A4-tjes gebruiken, enkelzijdig wel te verstaan en lettertype Arial 10. Doen we dit echt nog ?:

  • In de casus moet ingegaan worden op drietal aspecten van de toekomstige dienstverlening. In totaal zijn er 11 vragen gesteld waar de aanbestedende dienst een antwoord op wenst in de uitwerking van de casus. Op één na beginnen alle de vragen met de woorden “Op welke wijze….”. Er is echter één uitzondering! Deze vraag begint met “Welke maatregel gaat u nemen om….”. 

 

Aanbestedende dienst is dus duidelijk op zoek naar een antwoord op de HOE-vraag. Er is voorafgaande aan deze aanbesteding ook een marktconsultatie uitgevoerd. Dat u het weet.

 

Beoordelingskader:

  • Des te vollediger en concreter de beantwoording en onderbouwing is, des te beter wordt dit beoordeeld; 

  • Des te beter Deelnemer ingaat op de behoefte van Opdrachtgever, des te beter dit wordt beoordeeld; 

  • Des te beter Deelnemer duidelijk maakt hoe hij een hoger niveau van dienstverlening borgt, des te beter dit wordt beoordeeld. 

 

Tevens wordt gesteld in de leidraad:

“Bij de beoordeling op de Gunningscriteria houdt het beoordelingsteam, naast de in de tekstkaders benoemde beoordelingsaspecten, ook rekening met de wijze waarop de Deelnemer de door hem gemaakte keuzes heeft onderbouwd. Daarbij kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen aan de orde komen: 

  • Geeft de Deelnemer een duidelijk inzicht in zijn afwegingen?

  • Zit er een duidelijke logica/gedachte achter de gemaakte keuzes? 

  • Toont de Deelnemer zich bewust van eventuele nadelen van zijn keuzes en licht hij toe waarom de voordelen van zijn keuzes tegen die nadelen opwegen?

Kortom, het is aan de Deelnemer om de beoordelaars uit te leggen welke keuzes hij heeft gemaakt, en ze ervan te overtuigen dat die keuzes juist zijn.”

 

“Deelnemers wordt gevraagd in hun Inschrijving concreet en ondubbelzinnig te beschrijven wat zij aanbieden (dus niet "we kunnen..." of "we doen mogelijk...", maar "we zullen..." of "we doen..."). Onduidelijkheden in de Inschrijving kunnen leiden tot een lagere beoordeling op de kwalitatieve Gunningscriteria.”

 

Score methodiek:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Let op het verschil in punten tussen de scores 7 en 8.

 

Overzicht scores P/Q:

 

Mijn conclusies zijn als volgt (en de lijst is zeker niet uitputtend):

  • Je kunt in dit model maar twee kanten op als je je wilt onderscheiden van de concurrent, te weten:

    • Méér onderscheidend vermogen op kwaliteit bieden óf;

    • Een lagere prijs aanbieden.

  • Aanbesteding is overduidelijk prijs georiënteerd. Partijen worden gedwongen om op het zgn. prijsknikpunt te gaan zitten om in ieder geval op prijs het maximaal aantal punten te scoren aangezien onderscheid maken op subjectieve doelstellingen geen sinecure is;

  • Het is van wezenlijk belang voor inschrijvers om zich op kwaliteit te kunnen onderscheiden als zij niet kunnen of willen bewegen qua prijs;

 

Door aanbestedende dienst wordt specifiek gevraagd naar een onderbouwing van de beantwoording in de case. Dit scoort beter bij de beoordelingen. Aanbestedende dienst wil dus weten of hun doelstellingen of ideeën met betrekking tot de uitvoering (zie de 11 vragen in de casus) van de opdracht gerealiseerd zullen gaan worden. En daar heb je als inschrijver exact 3*A4-tjes voor. Ik zie de eerste vraag in de Nota van Inlichtingen direct voor me. En het antwoord ook. 

 

Het creëren van cijfermatige, niet weerlegbare en verifieerbare prestatiebeweringen is een kwaliteitsslag voor inschrijvende partijen. Hiermee kan onderscheidend vermogen en concurrentievoordeel gecreëerd worden bij aanbestedingen, maar ook bij reguliere offerte trajecten. Hiermee kan dus ook op een objectieve wijze antwoord gegeven worden op subjectieve uitvragen (zoals bij deze aanbesteding mi helaas het geval is). Het is raadzaam om hier op tijd mee te beginnen en niet te wachten tot een aanbesteding op de mat valt. Het resultaat daarvan is namelijk dat u uw prijs naar beneden zal moeten aanpassen om onderscheidend te zijn.

 

Is deze aanbesteding een uitzondering? Nee. Het is eerder regel dan uitzondering. 

 

Mijn advies?

  • Analyseer en simuleer heel goed voordat u inschrijft op een aanbesteding of offerte. Weet wat er van u gevraagd wordt en weet wat uw kansen zijn bij inschrijving. Plan een GO/NO-GO moment in;

  • Zorg ervoor dat u zich kunt onderscheiden op kwaliteit door het gebruik van cijfermatige, niet weerlegbare en verifieerbare onderbouwingen van prestatiebeweringen;

  • Begin op meer dan op tijd om voorgaand punt in uw organisatie vorm te geven en te borgen. U bent te laat op het moment dat de aanbesteding op de mat valt!;

  • Laat u zich niet meer in de luren leggen door zaken die beter klinken dan dat ze in werkelijkheid zijn. Ik probeer dat ook. ;-)

 

Uitsmijter:

Als diegene die dit blog leest ook toevallig de persoon is die de aanbesteding uitvoert of begeleidt; geen probleem! U krijgt exact waar u om vraagt.

 

Succes. 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Uitgelichte berichten

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Recente berichten
Please reload

Archief
Please reload

Zoeken op tags